Nuestro paso a paso para organizar la música en tu boda
Quiero más información. 🎵
Hablemos, te informamos sin ningún compromiso.
Conoce nuestro proceso de trabajo en 10 etapas:
Nosotros tenemos nuestro proceso de trabajo completamente definido y ordenado. En un asunto tan importante y delicado como la organización de tu boda, evita preocupaciones innecesarias, No lo dudes, ¡trabaja con la empresa que tenga un sistema de trabajo ordenado y garantizado!
Quiero empezar a Organizar la música de mi boda. 🎵
Hablemos, te informamos sin ningún compromiso.
1) Primer contacto
Generalmente entre 10/12 meses antes de la celebración de la boda:
En este punto recibiremos una solicitud de información por WhatsApp o por correo; puedes contar con nosotros.
Si llega vía formulario, ya tendremos datos previos y, en menos de 48 horas, te contactaremos para agendar la primera reunión.
Si nos escribes directamente, te pediremos las informaciones básicas para ir preparados.
En menos de 2 semanas nos comprometemos a agendar la primera reunión con vosotros, queremos que nos conteis todo sobre vosotros.
2) Reunión inicial de 30 minutos
Antes de 15 días desde el primer contacto:
¡Vamos a conocernos! En esta etapa queremos saber quiénes sois: ¿cómo os conocisteis?, ¿qué os define como pareja?, ¿qué os gusta hacer juntos? Nos interesa que nos orientéis sobre qué estáis buscando, saber qué canciones tenéis claras y qué música os gusta. Nuestro objetivo es resolver todas vuestras preocupaciones.
Además, queremos resolver todas vuestras dudas: os explicamos cómo trabajamos, qué herramientas ponemos a vuestra disposición, os mostramos nuestros productos y ofertas para que elijáis la opción más rentable, y os enseñamos programas y productos que mejor se ajusten a vuestra demanda.
- Formato: llamada, videollamada o presencial.
- Entregable: formulario completado.
- Material: partes comunes en ceremonias católicas.
- Material: partes comunes en ceremonias civiles.
- Material: Selecciona la música ideal para el cóctel.
- Material: Repertorio interactivo con filtros.
Desde Grand Tour nos comprometemos:
Si nuestros producto y profesionales no son perfectos para cubrir tus necesidades, te dirigiremos al profesional que mejor pueda cubrir vuestra boda.
Agendar mi primera reunión
Vamos a comenzar cuanto antes, el tiempo es oro.
3) Primer rato de trabajo y referencias
Durante los siguientes 15-30 días:
Con los objetivos claros y los momentos musicales definidos (ceremonia, cóctel, banquete), elaboramos un análisis y una propuesta de enfoque musical alineada con vuestro estilo. Preparamos un shortlist de temas por momentos y una primera estructura de guion musical.
Por vuestra parte:
- Visitad nuestro Repertorio & Multimedia y marcad favoritas.
- Escuchad propuestas por estilo y duración.
- Revisad el blog con lecturas recomendadas para dudas de rito y logística.
Con este material, en la siguiente fase nos reunimos para presentar el primer boceto de guion musical y ajustar detalles antes de avanzar.
4) Segunda reunión de 30 minutos: boceto
Como máximo, 30 días después de la primera reunión. Duración: 30–60 minutos, durante todo el proceso, vuestro/a wedding planner estará invitado/a a unirse, en caso de no formar parte previamente de nuestro equipo de asociados/as
Definimos la línea musical y cerramos criterios clave.
Decisiones en esta reunión:
- Ceremonia: piezas por momento del rito (entrada, lecturas, anillos/arras, comunión, firmas, salida).
- Cóctel: confirmamos si habrá música en directo y la formación (trío de jazz, flamenco, pop acústico, charanga, coro rociero, ensemble clásico).
- Fiesta: DJ y combinaciones (violín eléctrico con bases, etc.).
- Sonorización: microfonía, PA y ubicaciones.
- Paquete: selección del pack y extras.
Con esta información, estaremos preparados para generar el Borrador de Borrador de guion musical con presupuesto por momentos (ceremonia paso a paso, cóctel, DJ/fiesta).
Además, también prepararemos una Lista provisional de temas pendientes de revisión.
Comenzaremos a crear un checklist de necesidades técnicas al que tendreis acceso siempre para poder comprobar cómo avanza la organización.
5) Programa + presupuesto + acuerdo
Documentos y propuesta enviados entre 1 y 5 días hábiles tras la segunda reunión. Validez: 30 días.
En este punto os enviamos una propuesta y os pedimos formalizar la reserva firmando el acuerdo y abonando la señal del 50%.
racias por dejarnos ser la música de vuestra bod
¿Por qué este paso es imprescindible?
- Bloqueamos la fecha de vuestra boda.
- Reservamos a los músicos y provisionamos el equipo técnico necesario (altavoces, micrófonos, etc).
- Iniciamos la Creación de arreglos musicales y preparación de set partituras.
Por parte de Grand Tour, recibirás:
- Programa provisional con el guión musical de vuestra boda.
- Presupuesto detallado con una validez de 30 días desde su emisión.
- Acuerdo de prestación de servicios con las condiciones explicadas y preparado para su firma, con todas las garantías.
- Plantilla musical preliminar en aquellas partes que proceda.
A continuación, adjuntamos un modelo de plantilla musical para ceremonia católica y civil para que podais haceros a la idea.
Vamos a crear un boceto con la música de nuestra boda.
Entra en contacto y buscaremos la música perfecta para contar vuestra historia.
6) Modificaciones y soporte
Desde la aceptación de la propuesta hasta 5 días hábiles previos a la boda:
Nos ponemos manos a la obra con arreglos, partituras y planificación técnica, completando el checklist comprometido.
En este punto es donde realizamos todo el grueso del trabajo, nos ponemos en contacto con el maestro de ceremonia, revisamos todos los aspectos técnicos y qué necesidades tendremos a la hora de llegar al lugar. Si no conocemos el lugar de la ceremonia, realizaremos una visita, y veremos dónde está el punto de luz y cómo organizaremos el audio, además de resolver dónde se posicionarán los músicos, y mucho más.
Soporte
- Canal directo por teléfono y correo.
- Seguimiento de hitos; tras cada avance avisamos por correo o WhatsApp para que estéis al día.
Política de cambios
- Cambios sustanciales (formación, instrumentación, ampliación de equipo): hasta 45 días antes. Con menos antelación, bajo consulta de disponibilidad.
- Ajustes de repertorio y canciones numeradas de ceremonia: hasta 5 días antes.
- Cambios con costes adicionales se presupuestan y se aprueban antes de ejecutarlos.
- Horas extra, DJ o músicos adicionales de cóctel se facturan según tarifas del acuerdo.
Coordinación
- Contacto con oficiante, espacio/venue y proveedores para horarios, accesos y sonorización.
Quiero la música personalizada para mi boda
Ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos sin compromiso.
7) Cierres 5 días antes
Cinco días antes del gran día:
Os llamaremos antes de cerrar la etapa de modificaciones para confirmar que todo está en orden.
A partir de ese momento, cualquier cambio de repertorio quedará sujeto a consulta. No podemos garantizar la modificación de la formación musical ni de arreglos ya preparados, aunque haremos todo lo posible por atender la solicitud.
Si necesitáis un cambio, contactadnos de inmediato.
8) Despliegue previo
Entre 2 y 5 horas antes de la ceremonia.
Nuestro equipo llega a ceremonia y cóctel con suficiente antelación para:
- Verificar el montaje de sonido y realizar pruebas con tiempo de margen.
- Confirmar ubicaciones de interpretación y accesos.
- Validar con el párroco el repertorio y normas del templo.
- Repartir panfletos con el programa de la ceremonia.
¿Cómo nos preparamos ante imprevistos?
- Comprobamos el equipo con checklist técnico antes de cargarlo y llevamos cableado y microfonía auxiliar por si falla algo.
- Disponemos de presets de sonido en la tablt; los músicos saben ajustarlos en el momento.
- Llevamos partituras alternativas por si el párroco no aprueba alguna pieza.
- El rider técnico y el acuerdo contemplan garantías en diferentes escenarios y soluciones para total tranquilidad.
Consulta los errores más comunes al organizar un evento y cómo evitarlos.
9) Ceremonia
Calendario de planificación
A continuación compartimos el calendario aproximado con todas las etapas que deberíamos haber ido pasando a lo largo de los Últimos 10/12 meses.
¿Cómo será el calendario para mi boda?
Entra en contacto, estamos deseando ponernos manos a la obra.
Leyenda:
Si es así, ya estamos preparados para nuestro gran día, esperamos que lo disfruteis en compañía de vuestros seres queridos.
s damos nuestra más sincera enhorabuen
10) Cierre y pagos
Al terminar con el evento se saldará la cantidad que quedase del pago a ser liquidada a posteriori.
Unos días más tarde, es posible que nos pongamos en contacto para realizar una pequeña encuesta sobre cual fué su experiencia, qué mejoraría o empeoraría su vivencia, su nivel de satisfacción y para pediros que nos dejeis vuestras opiniones en la plataforma en la que nos hayáis conocido.
Conclusión
Es importante que busquéis siempre prestadores de servicios y proveedores que os ayuden con una metodología de trabajo organizada y estructurada, estaremos encantados de formar parte del día más especial de vuestra vida, poneros en contacto y os informaremos de todo.
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Vamos a comenzar cuanto antes, el tiempo es oro.